Microsoft(マイクロソフト)社が開発したプレゼンテーション用ソフトウェア“PowerPoint(パワーポイント)”。『PPT』『パワポ』などの通称で親しまれ、「プレゼンといえばパワポ」ってくらいにビジネスシーンにも浸透しているソフトウェアだ。
しかし近年、Amazonやfacebook、トヨタやサントリーなど一部の企業では「社内の打ち合わせでパワーポイントを使うことを禁止する」いわば『パワーポイント禁止令』を社内に敷いているという。
参考：資料で箇条書きはNG アマゾンが「パワポ禁止令」を出した理由
なぜ彼らは、パワーポイントを禁止するという選択に至ったのだろうか。その要因は大きく二つ。
パワーポイントで資料を作ろうと思うと、けっこうな時間がかかる。これは、一度でもパワーポイントを触ったことがある方ならば分かっていただけるだろう。
企画の内容をまとめて、スライドに分けて、それぞれのスライドのレイアウトを考えて、文字の大きさや色をいじって、必要に応じて図や表を入れて…ってやってると、すごく時間がかかる。し、面倒くさいことこの上ない。
簡素な文章や図を活用してまとめられたスライドは、その場で話を聞く分にはすごく分かりやすい。
しかし「後になって資料を見返してもプレゼンの内容が思い出せない」とか「プレゼンを聞いていない人にとってはただ図が並んだだけの怪文書」といった落とし穴も潜んでいる。また「パワポには書いてないけど口頭で補足された情報」なんかはもちろん伝わらないため、『言った言わない論争』が勃発する可能性もある。
…と、確かにデメリットはあるけども、なにもパワーポイントが全面的に悪なわけじゃない。
『パワーポイント禁止令』も、あくまで「社内の打ち合わせにそこまで手間かけなくていいよ」っていうことだし。
正しく使えばプレゼンの強い味方になってくれる、それがMicrosoft Office PowerPointなのだ。
パワーポイントで聞き手の心を揺さぶる素敵なプレゼン資料を作るには、いくつか気を付けないいけないことがある。
プレゼンを効果的なものにするためには、まず状況設定をすることが大切。話し手が誰なのか、聞き手は誰なのか。プレゼンの中心になるテーマは何なのか。そして、このプレゼンの結果、聞き手に取ってもらいたい行動はなんなのか。
これを最初にまとめておけば、プレゼンの方向性がブレずに済む。
一つのスライドに内容を詰め込みすぎると、聞いてる方も話している方も「今何の話をしているんだ？」と混乱しがち。
たとえ言いたいことがたくさんあったとしても、1枚のスライドにメッセージは1つに絞ろう。プレゼンの流れが把握しやすくなり、話す方も聞く方も楽になるよ。
人の視線は、一般的に左上から右下へ向かって流れると言われている。なので、1枚のスライドの構成も左上から右下へ流れるようにすると、聞き手も流れを理解しやすい。
また、画像を効果的に利用したり具体的な数値を提示したりして、聞き手の興味を引いたり納得させたりすることも大事。
パワーポイントには『アニメーション』という機能がある。スライド内のオブジェクト(文字や図など)に動きをつけられるというものだ。
せっかくの愉快な機能だけど、これ正直使わない方が得策だ。やむにやまれぬ場合でなければ極力使わない方がいい。なぜか。見てて疲れるからだ。
箇条書きの文が右端からヌッて出てくるやつとか、円グラフがボールのごとくバウンドしながら出てくるやつとか、写真がクルクル回転しながら消えていくやつとか。使いたくなる気持ちはわかるんだけど、プレゼン資料に多用するのはおススメしない。
そしてMicrosoft Officeといえばおなじみの“ワードアート”。こればっかりは本当に使わない方がいい。
虹色に光らせたりしちゃダメ。意味もなくタイトルをアーチ状にしちゃダメ。無駄に文字に影とか付けちゃダメ。
目がちかちかしたり、スライド全体の統一感がなくなったり、聞き手の気が散ったりする可能性があるからだ。目立たせたい文字がある場合は、アクセントカラーを使うくらいにとどめておこう。
たかがパワポ、されどパワポ。社外へアピールするプレゼンの場合、パワーポイントの出来がプレゼンの質を左右する…といっても過言ではありません。
しかし、伝えたいことを正確に、かつ効果的に伝えられるパワーポイントを作るのには時間も手間もかかる。ならばそのパワポ、制作会社に任せちゃいましょう。
弊社では、会社説明会やセミナーの資料、企画書、提案書、事業計画書などなど、さまざまな形態のパワーポイント制作を承っております。企画から文章作成、資料内容の組み立てなどもお任せいただけます。もちろんデザインだけのご依頼もOK！
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